Jak sprawnie przeprowadzić inwentaryzację ?

Inwentaryzacja, czyli „spis z natury” to działanie mające na celu określenie stanu majątkowego danego przedsiębiorstwa. Dawniej czasochłonna i pracochłonna, dziś – dzięki nowoczesnym programom do inwentaryzacji – pozwala na szybkie i sprawne dokonanie podstawowych zestawień firmowych środków.

Czym jest inwentaryzacja?

Inwentaryzacja to działanie służące do sprawdzenia i ustalenia faktycznego stanu majątkowego firmy. Stan majątkowy obejmuje zarówno fundusze pieniężne jak i środki trwałe. Zadaniem sprawnie przeprowadzonej inwentaryzacji ma być wykazanie ewentualnych różnic pomiędzy faktycznym stanem majątkowym a tym, który został wykazany w ewidencji rachunkowej (księgi rachunkowe, ewidencja sprzedaży, wykaz wydatków). Przegląd i spisanie środków trwałych służą też formalnemu uporządkowaniu stanu magazynowego firmy.

Etapy i elementy inwentaryzacji

Do najważniejszych czynności, związanych ze sprawnym przeprowadzaniem inwentaryzacji należy:

  • dokonanie kompletnego spisu z natury (czyli rejestru wszystkich środków trwałych, aktywów pieniężnych, towarów, maszyn i urządzeń oraz nieruchomości),
  • porównanie zapisów księgowych ze stanem faktycznym firmowego majątku,
  • wycena wartości wszystkich spisanych elementów,
  • ocena przydatności poszczególnych składników majątku,
  • wykazanie ewentualnych szkód i niedoborów środków lub materiałów,
  • uzgodnienie sald z kontrahentami firmy.

Dla małych i średnich przedsiębiorców głównym dokumentem inwentaryzacyjnym jest arkusz spisowy (sporządzany w dwóch egzemplarzach), zawierający m.in.: nazwę firmy, datę przeprowadzenia spisu z natury, szczegółowe zestawienie składników majątku wraz z jednostkami miary i wyceną. Arkusz musi być podpisany przez właściciela firmy, członków komisji inwentaryzacyjnej (o ile dotyczy) i osobę odpowiedzialną materialnie za stan majątkowy firmy.

Kto musi przeprowadzać inwentaryzację?

Inwentaryzacja musi być przeprowadzana w każdej jednostce gospodarczej przynajmniej raz w danym roku obrotowym. Z zasady inwentaryzację przeprowadza się najczęściej w ostatni dzień roku obrotowego (obrachunkowego).

Programy do inwentaryzacji – zalety i korzyści

Większość firm wspomaga swoją działalność korzystając z gotowych programów do inwentaryzacji. System wspomagający roczne podsumowanie aktywów i pasywów jednostki magazynowej może być oddzielną aplikacją lub elementem pełnego oprogramowania księgowego.

Najważniejsze zalety stosowania programu do inwentaryzacji to:

  • automatyzacja działań – zliczanie środków i podsumowania są tworzone automatycznie,
  • oszczędność czasu – zliczanie ręczne bywa niezwykle czasochłonne i sprawdza się tylko w przypadku firm z małymi zasobami magazynowym,
  • dostęp do elektronicznych spisów z natury, gotowych zestawień różnic inwentaryzacyjnych i kartotek inwentarzowych,
  • możliwość automatycznego wprowadzania korekt,
  • możliwość błyskawicznego wyszukiwania dowolnego składnika majątkowego,
  • ograniczenie możliwości dokonania pomyłkowego wpisu.
Jak sprawnie przeprowadzić inwentaryzację ?