Dlaczego trzeba archiwizować dokumenty?

Archiwizacja dokumentów bywa bardzo często problematyczna, szczególnie, jeżeli chodzi o bardzo duże ilości papierów. Z roku na rok, każdemu przybywa rachunków, faktur i paragonów, które następnie wysypują się z półek i szafek. Nie sztuką jest gromadzić wszystko w jednym miejscu, a zrobić to tak, aby każdy dokument miał swoje ściśle określone miejsce i czas przechowywania. Tylko, dlaczego właściwie należy archiwizować te wszystkie dokumenty?

Archiwizacja dokumentów na czym polega?

Archiwizacja dokumentów pozwala nie tylko zachować porządek i ład w wielu instytucjach, ale również w środowisku domowym, ponieważ daje większą kontrolę w zapanowaniu nad finansami bądź sprawami stricte urzędowymi.

Archiwizacja pozwala przechowywać ważne dokumenty w miejscu bezpiecznym i o odpowiednich warunkach, które chronią przed działaniem niekorzystnych właściwości atmosferycznych takich jak wilgoć, silne nasłonecznienie, czy pleśń. Takie czynniki, mają ogromny wpływ, na jakość przechowywanych dokumentów i materiałów pisemnych, które jak wiadomo są bardzo delikatne i podatne na tak agresywne zmiany. Archiwizacja zapewnia również odpowiednie uporządkowanie dokumentów, klasyfikację i oznaczenia, co daje poczucie trzymania ręki na pulsie. Dodatkowo archiwum daje gwarancję bezpieczeństwa przed pożarami lub kradzieżami, na które nie mamy wpływu.

Rodzaje dokumentów, czyli jak odpowiednio archiwizować

Powodów jest kilka, a każdy jest ściśle związany z rodzajem dokumentu, o którym jest mowa. Jednym z podstawowych podziałów, które wyróżniamy to podział na dokumentację archiwalną i niearchiwalną.

Dokumenty archiwalne to takie, które z prawnego punktu widzenia musza być przechowywane wieczyście, a które powstają w jednostkach organizacyjnych, które znajdują się pod nadzorem Archiwum Państwowego. Chodzi tutaj w szczególności o takie materiały jak:

  • Mapy (oryginały), plany
  • Księgi stanu cywilnego
  • Regulaminy, statusy
  • Analizy, sprawozdania
  • Akty sądowe
  • Rejestry
  • Sprawozdania roczne finansowe, budżety, bilanse
  • Ewidencje zbiorów bibliotecznych w bibliotekach naukowych, katalogi

Dokumentów, które są uznawane za archiwalne jest o wiele więcej, ponieważ wszystko zależy od specyfiki danego przemysłu lub branży, z której pochodzą. Dlatego, należy skonsultować się z odpowiednimi organami, aby upewnić się, które dokumenty są archiwalne, a które nie. Inna sprawa jest w przypadku dokumentów niearchiwalnych. Materiały tego typu, nie są objęte tak restrykcyjnymi obowiązkami wiecznego przechowywania jak te poprzednie. To ile będą przechowywane zależy tylko i wyłącznie od ich charakteru i pochodzenia.

Przykładowe dokumenty niearchiwalne:

  • Dokumentacja szkolna, dzienniki,
  • Kartkówki, sprawdziany
  • Dokumenty podatkowe
  • Pity, reklamacje
  • Gwarancje
  • Rachunki
  • Protokoły egzaminów końcowych
  • Akta osobowe pracowników
  • Umowy ubezpieczeń zbioro­wych oraz rzeczowych
  • Zwolnienia lekarskie
  • Dowody opłat (np. pocztowych), dowody obecności w pracy
  • Wnioski o emerytury, renty, urlopy

Jak długo archiwizować dokumenty?

W przypadku dokumentów niearchiwalnych, czas przechowywania różni się i może wynosić od 1 roku do 5 lat. I takim oto sposobem PIT-y należy przechowywać 5 lat od daty wystawienia, rachunki dotyczące świadczeń okresowych tzn. za gaz, wodę czy prąd należy przechowywać przez 3 lata a dokumentację szkolną przez 5 lat. Jeżeli chodzi o rachunki czy gwarancje, jest to sprawa bardzo indywidualna i bardzo mocno zależy od rodzaju produktu, bądź usługi z jakiejś skorzystaliśmy.

Artykuł powstał we współpracy z Rhenus.

Dlaczego trzeba archiwizować dokumenty?